自考“企业档案管理”笔记(10)
简:为什么说在一般情况下,企业档案的分类层次不宜过多?
答:从总体上看,企业档案的分类层次不宜过多。
1、 分类层次太多,会在一定程度上割裂企业有关档案材料之间的内在联系,影响档案的完整成套。
2、 导致类目汇集文献的能力降低,出现类多卷少甚至一类一卷、一类一文的情况。
3、 给企业档案的分类排架造成困难,增加库房管理的工作量。
4、 增加企业档案档号编制的复杂性,不便于记忆和查找。
论:企业档案一级类目的设置?
一级类目是分类的第一个层次——企业档案的基本大类。《工业企业档案分类试行规则》规定,工业企业档案的分类设置十个一级类目:
1、 党群工作类;
2、 行政管理类;
3、 经营管理类;
4、 生产技术管理类;
5、 产品类;
6、 科学技术研究类;
7、 基本建设类;
8、 设备仪器类;
9、 会计档案类;
10、 干部职工档案类。
十大类的设置不是绝对的,可以根据实际情况进行调整,如:
(1) 增加一级类目:适于特大型的企业或生产程序特殊的工业企业;
(2) 减少或合并一级类目:适于规模较小的企业;
(3) 对一级类目既增加又合并:适于非生产性的企业如商业、金融等类。
选:规模特小的企业,党组织部分的二级类目可以全部合并,只设党务工作一类。
选:企业经营管理档案的7个二级类目:
1、 经营决策;
2、 计划工作;
3、 统计工作;
4、 财务管理;
5、 物资管理;
6、 产品销售;
7、 企业管理。
选:企业生产技术管理档案的10个基本的二级类目:
1、 生产调度;
2、 质量管理;
3、 劳动管理;
4、 能源管理;
5、 安全管理。
6、 科技管理;
7、 环境保护;
8、 计量工作;
9、 标准化工作;
10、 档案和信息管理。
选:企业会计档案的4个二级类目:
大型企业可在二级类目下设三级类目:
1、 会计凭证——原始、记帐、汇总等凭证;
2、 会计帐簿——日记、明细、总帐;辅助账簿等;
3、 会计报表——月(季度)、年度报表;财务快报等。
4、 其他等。
选:企业干部职工档案的4个基本二级类目:
1、 干部档案;
2、 工人档案;
3、 离退休职工档案;
4、 死亡职工档案。
第三节 企业档案编号
企业档案分类类目的标识:对企业档案分类体系中的各个类目给定类目代号。标识的结果形成企业档案类号或分类号。
选:确定类号的工作一般是在编制分类方案时,与各级类目的确定同时完成的。
简:企业档案分类类目标识的4个作用:
1、 体现企业档案的分类层次;
2、 反映企业档案分类体系中各级类目的内容;
3、 固定各个类目在分类层次中的位置和排列顺序;
4、 标明企业档案在分类目录中的位置。
选:在同一个企业的范围内,有关档案的档号结构应当基本一致。
简:档号的编制规则:
档号作为特定的人工语言,在编制时应遵循一定的规则,符合一定的要求:
1、 唯一性:档号结构中的每一部分标识符号都有特定含义,指代单一,不能重复。
2、 合理性:档号结构应与分类体系相联系,主要成分同分类体系相对应。
3、 稳定性。
4、 扩充性。
5、 简明性:简短明了,便于记忆。
简:企业档案文件号的结构:
1、 全宗号—案卷目录号— 案卷号—件、页号。
2、 全宗号—类别号— ——案卷号—件、页号。
3、 类别号—项目号— —— 案卷号—件、页号。
根据企业档案的具体情况,综合上述结构的优点,企业档号结构可概括为:
全宗号—类号(分类号)—案卷号—件、页号。
第四节 库藏整序
选:常见的企业排架方法有2类:
1、 分类排架法;
2、 流水排架法。
分类排架法:在企业档案分类工作的基础上,严格按照分类体系排列企业档案案卷的方法。
名:流水排架法分大流水排架法和分类流水排架法2种。
大流水排架法:完全依照企业档案接收进库的先后顺序排列企业档案案卷的方法。
选:考虑到载体形式和保管要求不同,企业特殊载体档案应分库保管。
选:底图的保管存放方法主要有2种:平放和卷放。
选:蓝图通常实行折叠保管。有2种存放形式:装订式、散装式。
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