2016年自考公文写作与处理考点:装订
装订是归档文件整理的第一步骤,通过这一环节可以从实体上将归档文件的基本单位——“件”确立下来。以“件”为单位进行装订时应做好以下工作:
(1)首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是:正本在前,定稿在后;正文在前、附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;不同文字的文件,无特殊规定的,汉文本在前、少数民族文本在后;中文文本在前,外文文本在后。
(2)对用纸规格大于A4型的报表、图样等文字材料,按照A4型纸的尺寸加以折叠。但应注意尽量减少折叠层次,折痕应处于文件、图表字迹之外,取齐右边和下沿。应折叠的文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。
(3)装订前,应对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括:对破损文件进行修复;对字迹模糊或易褪变的文件进行复制;去掉原装订文件用的易锈蚀的金属物。
(4)装订前,应将“件”内的各项按一定方式对齐。采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。不要随意裁切文件,尽量保持文件的原貌。
(5)装订用品必须符合档案保护要求。装订的方式视文件页数多少及保存期限长短可采用以下几种方式:
①对页数较多的文件可用细线装订;
②使用变形材料如钢夹、塑料夹等,使用这种装订方法简单,但对材料必须有较高要求。钢夹必须采用优质不锈钢制品,而且必须同时考虑所在地区气候条件以及库房保管条件,谨慎使用;塑料制品则必须有足够的强度,以免年久断裂。
③对页数不多的单份文件可使用缝纫机扎边进行装订,但针脚不能过密。
④对那些永久或长期保存的归档文件,可使用无酸纸封套。即使用60—80克的无酸纸制成的右上侧开口的封套,将归档文件以“件”为单位夹装其中。封套上可以印制归档章,以方便整理和检索。无酸纸,是指PH值呈中性的纸,由化学处理的木纸浆制成的纸通常为中性,可以在良好条件下长时间保存。因此,使用这种无酸纸制成的文件封套可以起到保护档案的作用。
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