贵州自学考试毕业资格初审工作细则
一、初审工作的要求及方法
(一)建立“毕业申请资料袋”
初审单位必须为每个毕业资格初审合格的考生建立一个“毕业申请资料袋”。其中有:①考生签字确认的《贵州省高等教育自学考试毕业资格初审表》(以下简称《初审表》)的存根联(须粘贴考生的身份证复印件、两张同底两寸蓝底照片);②《贵州省高等教育自学考试毕业生登记表》(B5格式,以下简称《毕业生登记表》)一式两份;③各门课程合格证原件;④所有准考证原件;⑤本科段的考生需有专科毕业证认证手续,详细操作方法见5;⑥考生姓名变更者,需有户籍管理部门出具的贴有照片的有效证明。
1、初审单位工作人员录入申请办理毕业的考生信息(姓名、准考证号等)后,在“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”系统中查询确认,用A4纸打印《初审表》让考生核对并签字认可。各初审单位务必提醒考生认真核对《贵州省高等教育自学考试毕业初审表》,确保《初审表》中的信息准确无误。凡因考生个人原因导致毕业证信息有误的,须按重新办理毕业证手续进行。
《初审表》的考生联交由考生本人妥善保管,作为领取毕业证书的依据,存根联装入考生的“毕业申请资料袋”,以便核对考生信息。
在毕业资格初审中一定要正确选定考生的专业和申报地区,考生基本情况表的各栏目要填写完整、准确。
各初审单位务必确保《初审表》中信息的准确性,以保证毕业证信息的准确性。
2、申请毕业的考生须填写《毕业生登记表》(B5格式)一式两份,表中务必填写考试科目、考试成绩、合格时间并粘贴照片。各市(州、地)招生考试机构、有关院校对申请办理毕业的考生资格初审合格后要在《毕业生登记表》尾页上签署意见并盖章。毕业时间一律填写为下半年6月30日,下半年12月30日。
3、《毕业生登记表》及《初审表》上的姓名、性别要与身份证上的信息一致。姓名如有变更的,须附上公安部门的相关证明。
4、各初审单位工作人员将考生的身份证、专科毕业证原件及复印件对照审核(确认后在复印件上签署“与原件相符”的意见并署名、盖公章,下同),审核合格后将复印件材料装入考生的“毕业申请资料袋”。
5、本科段考生的专科毕业证书审核方法:
(1)各类专科毕业证书审核须以在“中国高等教育学生信息网(http://www.chsi.com.cn)”或“高等教育自学考试信息网(http://www.STE.net.cn)”上下载打印的“全国高等教育学历证书网上查询报告”为依据,并将专科毕业证书原件及复印件一起提供给初审单位进行审核,经审核确认后将专科毕业证书复印件与“查询报告”于5月30日或11月30日前造册上报省招生考试中心自考处。
(2)专科毕业证书如在上述网站无法查询的,由各初审单位在“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”下的“毕业管理”栏目中的“毕业证查询”进行查询确认后,录入考生的准考证号进行专科毕业证关联即可。
(3)以上两种途径都查不到的高校毕业生,须上交专科毕业证书原件及复印件给初审单位;自学考试毕业生只需将专科毕业证书复印件上交给初审单位。各初审单位将这些材料于每年的5月30日或11月30日前造册上报省招生考试中心自考处。
(二)档案合并
若考生有多个准考证号时,需在每年的5月或11月到各地招生考试机构、有关院校填写《贵州省高等教育自学考试档案合并申请表》,由各单位对考生的身份证、准考证、课程合格证进行审验,确认后为考生进行档案合并。
(三)对错录或漏录的考生档案的处理方法
各初审单位在初审时,对持有课程合格证,但考生电子档案中无相关课程的考生,初审单位须提供试卷或课程合格证原件及成绩册复印件,并从“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”(http://222.85.176.130:8000)上下载“漏录成绩导入模板”,按模板要求将考生的相关信息[姓名、新、旧准考证号(无旧准考证号则新准考证号填写两遍)、课程名称、成绩等]录入,文件命名为“XX地区(考点)漏录成绩情况。XLS”,集中审核时对此文件进行逐一审核、确认后导入系统。
若有个别考生无任何电子档案(即输入姓名或准考证号都查询不到考生的信息),各初审单位必须提供该考生的纸介质档案(即各科合格试卷)及课程合格证原件,各科成绩的录入方式同上。集中审核时对此文件进行试卷与录入成绩对照审核、确认后导入系统。
(四)初审方法
1、帐号与密码管理:各初审单位必须指定一位在编正式职工负责初审工作,并将其单位、姓名、手机号于每年的5月30日前或11月30日前上报省招生考试中心。
2、具体初审方法详见“贵州省高等教育自学考试学籍管理平台”中的帮助文档。
二、毕业资格初审工作中有关事项说明
(一)无课程合格证的处理方法
考试成绩合格考生的课程合格证(以下简称“合格证”)若丢失的,各初审单位必须将该考生的相关课程的成绩册复印并签字盖章,同时登记办理重新打印合格证手续,并将上述情况考生名单及相关材料上报省招生考试中心。
(二)无准考证的处理方法
若准考证遗失的或还要用此证进行其它专业考试的考生,由考生本人写一说明交初审单位盖章后放入“毕业申请资料袋”上报。
(三)少数考生保存了部分考籍档案、免考证明、论文、实践环节考核成绩等材料的处理方法
请各初审单位将这部分考生的相关材料收取后,于每年的5月30日前或11月30日前造册及资料一并上报省招生考试中心自考处。
(四)各种表格的生成、打印方法
《贵州省高等教育自学考试毕业初审表》和《贵州省高等教育自学考试毕业生名册》必须是将必要内容录入完整后,系统自动生成并打印的,否则无效。
(五)身份证号码的填写方法
1、居民身份证:采用旧版身份证(15位数字)或新版身份证(18位数字)均可。
2、军人、武警人员证件:采用18位数字。
具体采集方法格式:军人证件号码中数字代码+出生年月日+补足代码
其中:军人证件号码中甲、乙、A、B等非数字代码省略,只取数字代码,具体又分:
①数字代码位数少于6位的,填写时在代码后加“0”,使之达到6位数字。
②数字代码位数超过6位的,只填写前6位数字。
出生年月日:采用“年(yyyy)——月(mm)——日(dd)”形式。
补足代码:可根据需要,补充数字“0”。最终以补齐18位数字为准。
例:某军人出生日期为1978年8月23日,证件号为:午17963。
填写成18位数字为:179630197808230000。
三、安全保密
为保证各初审单位系统帐号及密码的安全性,各初审单位如发现帐号泄漏,应及时向省招生考试中心自考处报告并申请更换。
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