自考“企业档案管理”笔记(第六章)
第六章 企业档案检索
简:建立企业档案检索体系的必要性:
1、 为迅速准确地利用档案创造条件;
2、 促进档案信息交流;
3、 推动档案业务的规范化,促进企业档案工作的发展。
简:企业档案检索体系的科学和实用相结合的要求:
科学性的要求:
1、 研制检索语言时,充分考虑到企业档案及企业档案工作的实际,保证检索标识能准确表达企业各项活动的基本内容;
2、 著录标引应标准、规范,其标准化与否直接影响到检索的质量和效率;
3、 检索工具应合理、有效;
实用性的要求:
1、 编制检索工具要注重实效;
2、 从实际出发配置检索设备。
简:检索语言的构成:
由3个基本要素构成:
1、 构成检索词汇要素单元的字符;
2、 表达基本概念,并作为复杂概念的组配单元的基本词汇;
3、 保证通过基本词汇的组配来表达复杂概念的语法和句法。
简:检索语言的特点:
以概念逻辑为基础,词汇与概念一一对应,一词一义,排除多词一义、一词多义和词义不符的情况,并能显示概念之间的相互关系,便于操作,可使标引和检索快捷、准确。
名:主题词表:是主题语言的表现形式,是概括某一领域或某一学科,由语义相关、族性相关的规范词汇组成的词典。
名:企业档案著录:在编制检索条目时,对企业档案的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
简:著录、标引的区别:
2者都是形成档案检索条目必须的步骤:
1、 著录和标引虽然都从档案内容入手,但分析的内容范围不同。著录需对档案的内容与形式特征进行全面分析,以选出需揭示的全部特征,并把它们反映出来;标引则需准确、扼要地揭示档案的内容特征,为用户提供查找的线索,所以只需分析档案的基本内容。
2、 表达方式不同。著录反它所揭示的内容特征和形式特征采用直录的方式,即用自然语言直接表述;标引则须语言的转换:用检索语言来表现档案的主题内容,这是2者最根本的区别。
案卷目录:以企业档案案卷为单位,依据企业档案整理结果和库藏排架顺序编制的目录。
选:4种基本的案卷目录:
1、 案卷总目录;
2、 案卷分类目录;
3、 底图目录;
4、 新型载体档案目录。
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