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自考“商务交流”串讲精华（十四）

第十七章：其他写作工作

一、备忘录：

1、虽然基本的礼貌用语是必需的，但出于礼貌和恭维的结束语可以省略；2、信息要尽可能简短；3、多数公司提供带有标题信息的备忘录纸簿，备忘录一般包括四个部分：送达、发送人、日期、标题。4、有时备忘录还包括发送者办公地点、传真号、电邮地址等。

二、备忘录格调（风格）：

1、信息的性质：信息、询问、请求、惩戒、祝贺等；2、消息的前后照应：3、收函人的个性和地位：4、收函人与发函人的关系：友好、生疏、正式等。

三、明信片和答复卡片

四、传真和电传

五、表格设计：

——分布：

1、尽可能让它更吸引人；2、尽可能把它做得更简洁；

3、确信它有如下功能

1）提供你真正需要的信息；2）为每个答案提供足够的空间；3）能够尽可能容易被填写。

——安排：

1、按逻辑顺序安排你的问题和指令；2、避免交叉参考和不分地点地解释信息；3、清楚深层次矛盾和表面上的自相矛盾。

——风格：

1、直接问题和指令总体来说好于标题式设计；2、使用简单清楚和直接的语言。

——测试：

1、在定案之前通常测试表格；2、选择与最终目标对象相同的人测试表格。

六、准备一份问卷：

1、确信问卷调查是获得你所需信息的最好方式；2、以中立的风格确定问题框架；3、问题扼要，避免冗长复杂难懂；4、直接提问，避免模棱两可；5、明确你要找的信息，考虑你怎样搜索、分析上前已得到的信息；6、尽可能使用问题框架化，使所获信息容易处理；7、以逻辑方式在问卷中安排你的问题；8、选择你的调查对象；9、通过小规模实验测试问卷；10、使用吸引人却不乏坦诚的布局，以便问题易读好答，而且很方便地返还给你。

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