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2016年自考公文写作与处理考点：排列

归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

《规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。

这里说的“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低层次的一级类目。例如按照“年度——机构——保管期限”分类的，“保管期限”就是最低一级类目。

这里说的“事由”是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一项工程、—次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。一份请示，当针对该请示的批复收到后，即可视为事由办理完毕。

对归档文件按事由进行排列，遵循了文件形成的客观规律，能够保持文件之间的有机联系，使归档文件进一步系统化，充分体现了文件的价值，便于检索和利用。

归档文件按事由结合时间，重要程度排列的具体方法有：

（1）对同一事由的归档文件，即一个作者，一个问题的文件，可按文件形成时间的先后排列或者按文件的重要程度排列。

（2）对不同事由的归档文件，可采用以下方法排列：

①按不同事由形成时间的先后排列，所谓事由的形成时间，即事由的办结时间，这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列就可以了，而不考虑其他因素。这种方法比较容易掌握，一般适用于“随办随归”的机关。

②按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件材料排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作的文件排在前面，具体业务工作的文件排在后面。会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词，工作报告、代表提案，大会决定等重要文件排在前面，其他文件排在后面。综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。

（3）对具有保存价值，但因故没有及时归档的零散文件，其排列方法是：可将零散文件排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某件归档文件装成一件，然后在归档文件目录备注栏或备考表中加以说明。不过这种情况在实际整理工作中应当尽力避免。

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