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2016年自考公文写作与处理考点：编号

归档文件的编号，是指将归档文件在全宗中的位置符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。

《规则》指出：“归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可以设置机构（问题）等选择项”。

（1）归档章的式样如下：

×××归档章
全宗号	年度	机构（问题）	保管期限	件号
				室编	馆编

（2）归档章的填写要求：

①全宗号：全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编的代号。填写全宗号是便于档案馆对各单位移交进馆的档案分别管理，有些新组建单位或暂未列入档案馆接收计划的单位可将此项空置，留待档案馆给定全宗号后再填写。

②年度：是指归档文件形成与处理的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1998”、“2003”，但不得将其简化为“98”、“03”。

③保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》的要求给该归档文件划定的保管期限，可直接标明为“永久”、“长期”、“短期”，也可使用简称或拼音字母标注，如简称为“永”、“长”、“短”，或拼音字母“Y”、“C”、“D”。

④件号：即归档文件的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。

室编件号是归档文件分类、排列后在其分类方案中最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。如采用“年度——机构——保管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度，同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。例如某机关2003年党委办公室形成的永久、长期、短期三个保管期限的归档文件，编号后形成三个流水号。即永久保存的从“1”开始编一个流水件号；长期保存的从“1”开始编一个流水件号；短期保存的也从“1”开始编写一个流水件号。

馆编件号是该归档文件移交进馆，经重新鉴定、整理、排列后由档案馆编制的顺序号。

需要说明的是，如进馆档案调整不大，档案馆则可直接使用室编件号，只在目录相应处注明断号、跳号等情况即可；如果档案调整比较大，则要重新编件号，定为“馆编件号”。因此，《规则》只提出“馆编件号按进馆要求编制”，具体做法则由各级档案馆在档案接收进馆标准中加以规定。

⑤机构：填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称。如党委办公室可简称为“党办”，宣传教育处可简称为“宣教处”等。

⑥问题：填写分类方案类目的问题名称，如“党群”、“行政”、“业务”等。

（3）加盖归档章的具体要求是：

①归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章时不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。

②填写归档章项目应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。

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