2016年自考公文写作与处理考点:归档文件整理的质量要求
归档文件整理的质量要求是:
1.归档的文件应当齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
(1)归档的文件应当齐全完整,这是归档文件的基本要求。如果归档的文件有复文没有来文,有正本没有定稿,有附件的文件而附件又不知去向,这就使归档文件的质量得不到保证,也给今后档案的查找利用带来困难。因此,凡是本机关在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料都应当按照《规则》的要求收集完整,进行整理归档。这就要求,承担归档文件整理工作的部门和人员,在平时应当随时掌握文件的收发运转情况,做好文件的平时积累工作,及时收集、严格登记、严格检查、随办随归、妥善管理。在第二年上半年进行归档文件整理时,应充分发挥其熟悉文件形成、运转的来龙去脉的长处,将应归档的文件材料齐全完整地收集起来进行整理归档。
(2)对破损的文件进行修复,以延长文件的寿命。主要是针对一些有孔洞,残缺或折叠处已被磨损的文件,应按照档案保护的要求加以修补和托裱。
(3)复制字迹模糊或易褪变的文件。比如传真件,字迹耐久性差,有些用纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔等字迹材料制成的文件材料极易褪变,须复制后才能归档。目前一般采用复印的方式进行复制,复印时,墨粉浓度不宜过大,颜色不宜太深,并且最好采用单面复印。
2.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
(1)书写材料,指的是笔和墨水的使用,即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁,不能使用铅笔、圆珠笔,不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。
(2)纸张,是指应选用国际标准A4型60—80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。
(3)装订材料,是指以“件”为单位装订时使用的装订材料,如细线、钢夹、塑料夹等,应选用优质材料制成,以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。
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