2015年自考公文写作与处理考点:公文的排版形式
公文的排版形式,是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式。
公文的排版形式主要包括:公文版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
通过对以上各项的统一组织,合理安排,才能使一份公文有一个很好的外貌。提高公文的质量,当然关键是在于公文的内容,但是好的内容也要有好的形式来体现。如果一份公文内容好,版面安排疏密相宜,错落有致,整洁活泼,严谨大方,则使人感到赏心悦目;反之,如果版面眉目不清,字迹模糊或过于密集,或字体字号使用不当,就会使阅者头疼,收文机关也不便于处理。因此,讲究公文的排版形式是有一定意义的。
现将公文排版的有关问题分述如下:
1.公文用纸尺寸与规格。《办法》第十二条规定:“公文用纸-般采用国际标准A4型。”《格式》也规定:“公文用纸为国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm;公文页边与版心尺寸为:公文用纸天头(上白边)为37mm,公文用纸订口(左白边)为:28mm,版心尺寸为:156mm×225mm”《办法》和《格式》的这一规定,彻底改变了我国公文用纸长期以来一直沿用的16开型,是我国公文用纸的一场革命性转变。因此,我国目前淘汰16开型纸,采用国际标准A4型公文用纸,完全顺应了时代的发展和要求。
2.公文的书写形式。公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排(少数民族文字除外),正文文字的每行长度与版心宽度相等。
正文中用数字表示多层次结构时,其标识方法如下:
第一级用:一、二、三 ……
第二级用:(一)、(二)、(三)……
第三级用:1、2、3 ……
第四级用:(1)、(2)、(3)……
3.字体字号的选用。公文中字号的选择一般按发文机关标识、大标题、小标题、标识字符、正文及附注等顺序依次从大到小地选用。
发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则确定,但一般应小于22mm×l5mm.因为现行的“国务院文件”的字号就是22mm×l5mm.除“国务院文件”以外,其他各级行政机关标识的字号要小于“国务院文件”,以显示国务院作为最高行政机关的地位。具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。
公文大标题推荐使用2号宋体字,小标题推荐使用3号宋体字。秘密等级、缓急时限、主题词和各标记字符或其他重点句推荐使用3号黑体字;主题词的词目推荐使用3号宋体字。一般公文的发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、成文时间、附注、抄送机关,印发说明等推荐使用3号仿宋体字;签发人姓名用3号楷体字标识。
4.排版规格。《格式》规定:“公文的正文用3号仿宋体字,一般每面排22行。每行排28个字。”这样规定是为了保证公文行数和字数的统一。在正常一面满排公文正文的情况下,应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白页时,就需要调整某一面的字数和行数,以保证下一面有公文的正文内容。这种情况则属于特殊情况。
5.制版要求。《格式》对公文制版提出的要求是:“版面干净无底灰,字迹清楚无断划、尺寸标准、版心不斜,误差不超过1mm.”
6.印刷要求。双面印刷、页码套正,两面误差不得超过2mm.油墨要达到色谱指标,保证质量。印品着墨实在、均匀;字面不花、不白、无断划。
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