2016年自考公文写作与处理考点:归档文件整理方法的改革
归档文件整理以“件”为单位进行,这是《规则》提出新的公文整理(立卷)方法,是我国文书档案工作的一项重大改革,也是对传统的文书档案整理方法的否定,以“件”为单位的整理方法同传统的整理方法“立卷”比较,主要有以下不同:
1.取消案卷,实现文件级管理,免除了繁锁、复杂的组卷过程;
2.界定“件”的概念,从检索的实际需要及减轻工作量出发,规定“正本与定稿为一件,来文与复文可为一件”;
3.分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题),并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次;
4.装订以“件”为单位进行,对装订材料不作统一规定,只要符合档案保护要求即可;
5.文件排列方法强调按事由(即问题)排列,时间、重要程度作为参考因素,可根据实际情况选用;
6.归档章的位置不限于首页右角上,首页上端任何空白处均可;同时对归档章的项目加以调整,只保留检索必备项目;
7.取消案卷卷内文件两级目录,只编以“件”为单位的归档文件目录;
8.无需编页号,目录改设“页数”项;
9.归档文件直接装盒保管;
10.无需撰写案卷名和填写案卷封面,只需填写盒脊;
11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项,取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量,全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目;盒脊取消了“目录号、案卷号”项,保留“全宗号、年度”项目,增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”。
从以上改革的具体内容可以看出。新的归档文件整理方法,同传统的“立卷”比较,简化了文书档案整理的环节,减轻了文件归档人员及档案整理的工作量,同时又提高了档案行政管理部门进行业务指导和培养的工作效率,是一项应予积极推行的好方法。
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★ 2016年自考公文写作与处理考点:归档文件整理方法的推行
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